Първите 7 са най-важни… дори и за Вашата ERP система
Преминаването от един към друг начин на работа изисква голяма степен на превъзпитание. Да създадем нови навици, да усвоим знанията, необходими за работата с нова система. От своя опит във внедряването на ERP системи можем да твърдим, че подготовката е от критично значение. Именно първите 7 стъпки преди внедряването са ключът към неговия успех.
Стъпка 1: Осъзнаване на необходимостта от ERP система
Сигурно сте чували, че когато един проблем е осъзнат, той е наполовина решен. Затова най-важната стъпка от първите 7 е да осъзнаем защо бизнесът ни се нуждае от ERP система. След като сме сигурни, че ERP е нашето решение, трябва да преминем към активните стъпки в подготовката си.
Стъпка 2: Подготовка на техническо задание
Техническото задание за всеки един проект е най-важният елемент от изпълнението му. Преди всичко останало бъдете сигурни, че сте оформили ясно своите виждания за работата на бъдещата интегрирана система. Какви са проблемите сега? Какво би ги решило? Коя дейност управлявате ефективно? За коя дейност отчетността е най-трудна? В кой от екипите има най-добра ефективност? Бъдете максимално детайлни и включете всичко. За всеки доставчик на ERP система е много по-полезно да прочете на пръв поглед очевидни изисквания, отколкото неясни такива. Включете максимален брой представители на всеки отдел и всяка дейност, за да сте сигурни, че имате възможно най-много гледни точки.
Стъпка 3: Бюджетиране
Бюджетирайте проекта. Разбираме, че в бизнеса клиентите очакват ценовите предложения да дойдат от доставчика. Това, разбира се, ще се случи, но задължителен елемент на подготовката е да сте наясно със средствата, които можете да отделите. Бюджетирайте изпълнението, бюджетирайте и времето, оставете и буферен процент. Подгответе се за забавяния и грешки, отделяне на повече от планирания времеви и човешки ресурс. Изчислете бюджета отново, след като вземете предвид тези фактори. Бъдете по-щедри в предварителния бюджет, за да приключите внедряването с реалистичен финансов резултат.
Стъпка 4: Преглед на решения
Проучете. Най-успешните ни проекти са започнали с информирани клиенти. Разбира се, Вашият доставчик е длъжен да Ви информира по всички въпроси, които имате. Ако направите своето проучване обаче Вие ще имате много по-конкретни въпроси. Ще бъдете наясно с предимствата и недостатъците на повече от едно ERP решения. Ще можете да прецените дали функционалностите, които предлагат доставчиците, ще бъдат от полза за Вас.
Стъпка 5: Опознавателни срещи с доставчици
Тази стъпка представлява активната страна на проучването. След като сте се запознали с пазара, време е да се свържете с доставчиците, които сте избрали като потенциални изпълнители за Вашия проект. Организирайте срещи с представителите на ERP системите, които смятате, че Ви удовлетворяват функционално. Предварително подгответе упорни точки за разговор, като се консултирате с Вашите служители и съберете предложения и въпроси. Използвайте срещите с потенциалните доставчици, за да получите информация и база за сравнение на предложените решения.
Стъпка 6: Получаване на оферти
След като изберете между 1 и 3 потенциални доставчици, поискайте от тях предложения за разработка. За да създаде максимално добра оферта, доставчикът има нужда от писмено представено от Вас техническо задание. Не очаквайте готовност за ценово предложение по време на опознавателните срещи. От личен опит Ви уверяваме, че нежеланието за задаване на ценови диапазон не е просто бизнес игра на доставчика. Той наистина има нужда от задълбочен преглед на Вашето задание, за да бъде максимално коректен.
Стъпка 7: Избор на доставчик и сключване на договор
Поздравления! Успешно достигнахте до края на първите 7. Сега идва моментът, в който трябва да изберете най-доброто предложение. Търсете най-доброто съотношение между: цена, функционалности на системата, срок за изпълнение и гаранционни условия. Не се спирайте на най-бюджетното решение, ако това означава прекалени компромиси от гледна точка срок за изпъление или пък възможности на ERP системата. След като вече сте избрали, сключете договор. Бъдете внимателни при сключването, прегледайте детайлно клаузите, условията и дейностите, които доставчикът предлага да изпълни.
