Процесът на внедряване на ERP система: Какво е нужно да знаем?
На първо място, процесът зависи изключително много от избраната ERP система, модулите в нея и сложността на техническото задание. За целта на тази статия ще се придържаме към основните елементи на едно внедряване. Ще се позоваваме на основни елементи на процеса от своята практика с ERP системата bgERP.
След като сте се запознали с първите 7 подготвителни стъпки за внедряване, може да продължите със следващите 10.
Стъпка 1: Подготовка на екипите и контактна информация
След като договорът с доставчика Ви е подписан и сте готови за начало, на първо място трябва да определите екипите по проекта. В зависимост от големината на компанията и проекта, екипите могат да бъдат както един, така и по един за всяка дейност. Определете отговорник на екипа и контактни лица. Процесът по внедряването ще бъде по-лесно проследим, ако делегирайте ясно задачите. Създайте система за отчет на прогреса – чрез документи или насрочени срещи с цел разбор на определени периоди или дейности.
Стъпка 2: Инсталиране на демо версия и първоначална конфигурация
Повечето колеги в областта на ERP системата винаги започват с демо инсталация. Това е версия на Вашта ERP система, в която се извършват всички първоначални тестове. В нея се уточняват спецификите на процесите в бизнеса Ви, провеждат се обученията и се отстраняват бъговете. Пъровначалната конфигурация е свързана с хардуерно и софтуерно осигуряване както и с основни настройки за работа.
Стъпка 3: Въвеждане на първоначални данни
Въвеждането на първоначални данни се случва на няколко етапа. Обикновено данните за Вашата фирма се въвеждат първи, а след това се преминава към данни за контрагентите. В термина контрагенти влизат вашите клиенти, доставчици и партньори, за които обикновено доставчикът изисква наготово информацията. В най-добрия случай Вие можете да му я представите в табличен вид за улеснено импортиране в системата. В този етап се въвеждат вашите продукти и услуги по групи с основни параметри като кодове, наименования, цени, изображения и други.
Стъпка 4: Модулно тестване
ERP системите работят на модулен принцип. Всяка съвкупност от процеси с близки и свързани функции се обособява в един модул, който е свързан с останалите. Най-често примери за отделни модули са: Финанси, Счетоводство, Логистика, Покупки, Продажби, CRM и други. По време на модулното тестване доставчикът разиграва различни сценарии, свързани с Вашите бизнес процеси. Обикновено се проследяват покупко-продажбените процеси, комуникацията, счетоводните записи и справките.
Стъпка 5: Създаване на тестови потребители
Тестовите потребители се създават от доставчика за представители на Вашия екип. По този начин започва активната връзка на служителите Ви с ERP системата. Обикновено в този етап се дават общи насоки за тестове и преглед, за да се запознаят потребителите с основните процеси. Преглежда се визуализацията на данните, проверява се последователността на процесите. Този период е свързан с документиране на открити несъответствия в работата на модулите от Ваша страна.
Стъпка 6: Изчистване на грешки и бъгове
Това е етапът, в който доставчикът отговаря на получената обратна връзка в Стъпка 5. След като Вашите служители заедно с доставчика са тествали процеси и функционалности, следва изчистването на бъгове в системата. Добре свършената работа в стъпки 5 и 6 ще бъде основата на Вашата ERP система. От голямо значение е всяка некоректно извършена дейност да бъде отчетена и коригирана в този етап, за да се избегне прехвърляне на бъгове в работната среда.
Стъпка 7: Обучение
След като доставчикът е отстранил грешките и бъговете, Вашата тестова ERP система е готова за обучителния период. Тук отново активно участват служителите на компанията, като целта е да навлязат в детайл във вече функционално изчистените процеси. Обучението обикновено се разделя на дни по теми или дейности и включва по няколко представителя на двете страни. Доставчикът подготвя наръчници за ползване, които предоставя за напътствия в работата занапред. По време на обучението е важно всички активни потребители на ERP системата да извършат поетапно дейностите си.
Стъпка 8: Документация за работоспособност на процесите
В тази стъпка доставчикът съставя протоколи/отчети за извършената работа. Обикновено всеки модул се документира спрямо функционалности и технически изисквания. Описват се процесите, извършени за тест, както и отстранените бъгове в ERP системата. Съставят се обучителните списъци, в които всеки, преминал през обучение за своята длъжност, се подписва и удостоверява присъствие.
Стъпка 9: Прехвърляне в официална база за работа
Тази стъпка бележи официалното приключване на тестовия период на внедряване. Доставчикът прехвърля последната версия на вече работоспособната и изчистена от бъгове ERP система на сървърно пространство. Осигурява се достъп на служителите до системата и се извършва финална проверка на функционалностите.
Стъпка 10: Пускане в експлоатация
Пускането в експлоатация на ERP системата е свързано с подписване на приемо-предавателен протокол и начало на работата. Обикновенно процесът завършва със счетоводно изравняване и складова инвентаризация, за да бъде системата заредена с актуални данни.
