Внедряване на ERP система: Процес с две остриета
От личен опит знаем, че процесът по внедряване на система за управление на бизнеса, е дълъг и понякога труден. Може би сте взели решението, че сега е моментът. (Ако все още се колебаете, нека Ви помогнем с няколко подсказки ТУК). Независимо в коя част от периода сте – преди ERP, по време на внедряване или след, смятаме, че сте на правилното място. Нека Ви запознаем с някои от често срещаните „Ще ми се да знаех“- моменти при внедряване и експлоатация на ERP.
3 основни проблема при внедряване
- Бизнес процесите не са ясни. Ако имате проблеми при внедряване на система за ERP, една от основните причини са бизнес процесите. Може би си мислите: „Доставчикът не разбира моя бизнес!“. А може би трябва да се замислите: „Колко ясно и последователно аз управлявам бизнеса си?“. Ще се изненадате, че понякога в бързината на развитието, яснотата в процесите спада. Затова е добре, преди да започнете внедряване, да имате ясен бизнес анализ за всеки процес с неговите особености.
- Неконкретизирано техническо задание. Подобно на първия проблем техническото задание може да бъде както трамплин, така и пропаст за внедряването. Вашите технически изисквания трябва да са описани така, че буквално всеки да може да ги разбере. Избягвайте тежки или неясни термини и бъдете конкретни. Вместо „автоматично“ опишете логиката зад автоматизацията; вместо „множество видове справки“ опишете всички параметри и сечения на справките
- Проблеми с персонала. Служителите са основен фактор за успеха на едно внедряване. Ако те не са готови да променят начина си на работа, внедряването ще бъде трудно. Основни фактори са техническата подготовка и желанието за осъвършенстване. Не на последно място, разбира се, поставяме желанието за колаборация от страна на служителите при работата с внедрителите на системата.
3 основни проблема при пускане в експлоатация
ERP системата е внедрена. Наличностите са коректни, потребителите – въведени в системата и обучени за работа с нея. Процесите са настроени и готови за работа. Ами сега?
- „По-лесно ми е да работя със старата система“. От собствен опит знаем, че паралелното използване на ERP системата и старите методи за работа е от голямо значение в процеса на обучение и периода на свикване. Важно е обаче да се „откъснем“ от периода на свикване. Основен проблем при пускане в експлоатация се явява нежеланието за отделяне от комфортната зона. Грешките в новата система са повече, усилията са повече, а с тях и стресът. Ако не се справим с тези пречки и не разберем защо е важен преходът, реалната работа с ERP системата няма как да започне.
- Непоследователност. Практиката сочи, че ежедневните дейности са до голяма степен продукт на навика. Смяната на начина на работа, от своя страна, води до промяна в навиците. Тук идва и проблемът с последователността. Ако два дни завеждаме всички дейности в новата си ERP система, а след това пропуснем един, можем да наваксаме. Когато обаче това се случва систематично, несъответствията в графици, наличности, задачи и кореспонденция стават прекалени. Затова е необходимо веднага след внедряването да започне активна работа върху изграждане на нови работни навици у служителите.
- Отложено започване. Ситуация: Обучението след внедряване продължава 2 седмици. Изготвени са наръчници за ползване на системата, които да помагат при неясноти. Поради една или много причини обаче Вие отлагате началната дата за започване на работа с ERP системата. В този период между обучението и началото на работа знанията естествено избледняват. Допълнителен проблем в тази ситуация се явява и честата практика наръчниците за употреба да не се използват. Решението: Експлоатацията на системата започва веднага след обучението, а наръчниците за дейностите са основен помощник във всяка дейност!
